Ein KI-Telefonassistent, der Auskunft gibt, Termine bucht und jeden Anruf ablegt

Das hast du am Ende

Am Ende hast du einen Agenten in ElevenLabs mit zwei Werkzeugen in n8n. Das Werkzeug „termin“ nennt freie Termine und bucht sie im Google Kalender. Das Werkzeug „auskunft“ liest Bestellstatus und Lieferbarkeit aus der JTL-Wawi, nur lesend. Den Bestellstatus nennt es nur, wenn die Postleitzahl passt.

Nach jedem Gespräch legt n8n eine Seite in der Notion-Datenbank „Anrufe“ an: Anrufer, Anliegen, Kategorie, Dringlichkeit, nächster Schritt, Termin, Zusammenfassung. Dazu kommt eine Mail an dich.

Abfrage und Buchung nutzen dieselbe Regel für Werktage und Uhrzeiten. Der Assistent bietet also keinen Termin an, den die Buchung danach ablehnt.

Woran du merkst, dass es läuft

Hak diese Punkte nach der Einrichtung ab. Stimmen alle, läuft der Bauplan.

• Der Verbindungstest zeigt Zahlen.Ablauf 00 meldet Termine aus dem Kalender, Artikel aus der Wawi und Seiten aus Notion.
• Die Werkzeuge antworten richtig.Ablauf T1 zeigt 8 von 8 Fällen mit OK.
• Ein Termin wird genau einmal gebucht.Ein zweiter Versuch für dieselbe Zeit ergibt „schon vergeben“ und drei Vorschläge.
• Der Fall landet in Notion.Ablauf T2 legt eine Seite an, ein Aufruf ohne gültige Signatur wird mit 401 abgelehnt.
• Das Testgespräch klappt.Im Testdialog von ElevenLabs nennt der Agent freie Termine, nach dem Auflegen steht der Fall in Notion und die Mail ist da.

Was es dir bringt

Aus dem Alltag

Erfundenes, aber typisches Beispiel.

Für wen es passt und für wen nicht

Warum ich das gebaut habe

Das Original habe ich für einen früheren Arbeitgeber gebaut. Diese Fassung ist vereinfacht und verallgemeinert, mit einer gemeinsamen Regel für Vorschläge und Buchung und ohne Ticketsystem.

So läuft es ab

1. AnrufDer Anruf kommt bei ElevenLabs an. Der Agent führt das Gespräch nach seinem Systemtext.
2. n8n, Werkzeug „termin“Nennt freie Termine ab dem Wunschtag oder bucht einen Termin im Google Kalender.
3. n8n, Werkzeug „auskunft“Liest Bestellstatus (nur mit passender Postleitzahl) oder Lieferbarkeit und Preis eines Artikels aus der Wawi.
4. Nach dem AuflegenElevenLabs schickt das Gesprächsergebnis signiert an Ablauf 03.
5. Notion und MailAblauf 03 prüft die Signatur, legt den Fall an, ergänzt Termin und E-Mail und schickt dir die Meldung.

n8n · Ablauf 01 Werkzeug „termin“

n8n · Ablauf T1

Was es bewusst nicht tut

• Er schreibt nicht in deine Wawi.
• Er nennt Bestelldaten nur mit passender Postleitzahl.
• Er legt keine Tickets an. Stattdessen gibt es in Notion „Rückmeldung nötig“ und „Nächster Schritt“.
• Er verschiebt kein Datum still. Liegt ein Wunsch in der Vergangenheit, fragt der Agent nach.
• Eine Telefonnummer gehört nicht zum Bauplan. Zum Testen reicht der Testdialog im Browser.

Abweichungen vom Original

• Kein Ticketsystem. Stattdessen „Rückmeldung nötig“ und „Nächster Schritt“ in Notion und eine Mail an dich.
• Eine gemeinsame Regel für Vorschläge und Buchung. Im Original passten angebotene und buchbare Zeiten nicht immer zusammen.
• Vorschläge statt Absage bei Wochenende, zu früh, zu spät oder belegt. Kein stilles Verschieben eines Datums.
• Werkzeuge mit Header-Token, Meldung nach dem Anruf mit Signatur, Altersgrenze und Filter auf die eigene Agent-ID.
• Die Wawi wird per SQL gelesen statt über eine Plattform-Schnittstelle. Bestellstatus nur mit passender Postleitzahl.
• Echte Anrufe über eine Telefonnummer habe ich nicht getestet, nur Text- und Sprachgespräche im Browser von ElevenLabs.

Was du brauchst

• n8n ab Version 2, von außen per https erreichbar.
• Ein Konto bei ElevenLabs. Für echte Anrufe eine Telefonnummer über Twilio oder SIP.
• Einen SQL-Login für die Wawi, der nur lesen darf.
• Google Kalender mit einem eigenen Kalender für Telefontermine.
• Ein Notion-Konto mit einer internen Integration.
• Ein Mailpostfach (SMTP) für die Meldung.

Alle Dienste, Anmeldungen, Zugänge und Kosten auf einen Blick →

Was im Paket ist

Einen Download gibt es noch nicht. Schreib mir über das Kontaktformular, dann schicke ich dir die Dateien per Mail.

Selbst, mit deiner KI oder mit mir

Einrichten: Schritt für Schritt

Am Ende beantwortet ein Agent in ElevenLabs Anrufe, bucht Termine und legt jeden Anruf in Notion ab. Getestet wird zuerst ohne Telefon.

Diese Anleitung ist für Leute geschrieben, die einen Shop führen und keine Programmierer sind. Es gibt drei Wege zum laufenden Bauplan. Alle drei führen zum selben Ergebnis.

Wörter wie „Workflow“ oder „Credential“ sind neu für dich? Sie stehen unter Begriffe kurz erklärt.

Das brauchst du auf einen Blick

Diese Dienste arbeiten im Bauplan zusammen. Pro Dienst steht hier, wo du dich anmeldest, was du in n8n verbindest und ob es etwas kostet.

Diese Zugänge legst du in n8n an

In n8n heißen sie „Credentials“. Die Namen in Anführungszeichen sind die Einträge in der Auswahlliste von n8n. Passwörter und Schlüssel stehen nie in den Dateien des Pakets.

Wie du die Zugänge Schritt für Schritt anlegst, steht unten in Schritt für Schritt. Preise der Anbieter können sich ändern. Die Kosten der Dienste trägst du selbst.

Schritt für Schritt

Bei den wichtigen Schritten steht in einem grünen Kasten, woran du merkst, dass es geklappt hat. Geh erst weiter, wenn das stimmt.

1. Notion-Datenbank „Anrufe“ anlegen. Mit den Feldern und Auswahlwerten aus der Anleitung, Namen genau so. Dann mit deiner Integration teilen.
2. Kalender vorbereiten. Einen eigenen Kalender „Telefontermine“ anlegen und in n8n den Zugang „Google Calendar OAuth2 API“ verbinden (siehe unten).
   Geklappt, wenn: Der Zugang zeigt „Account connected“.
3. Zugänge anlegen. Agent-Token als „Header Auth“, „Microsoft SQL“, „Notion API“, „SMTP“. Das Secret für die Signatur trägst du im Knoten „HMAC berechnen“ ein, nicht in einen Zugang.
4. Ablauf 00 ausführen. Importieren, Zugänge zuordnen und mit „Start (manuell)“ ausführen.
   Geklappt, wenn: Er meldet Zahlen für Kalender, Artikel und Notion-Seiten.
5. Werkzeuge 01 und 02 importieren und veröffentlichen. Im Knoten „Einstellungen“ von 01 die kalender_id und die Geschäftszeiten eintragen. Beide Abläufe mit „Publish“ veröffentlichen, damit die Webhooks antworten.
6. Ablauf 03 importieren und veröffentlichen. Empfängeradresse statt des Platzhalters eintragen, Notion-Datenbank wählen, das Secret aus dem Post-Call-Webhook von ElevenLabs im Knoten „HMAC berechnen“ einsetzen.
7. Ohne Telefon testen. T1 ruft die Werkzeuge wie der Agent auf, T2 schickt ein signiertes Gesprächsende, einmal mit falscher Signatur.
   Geklappt, wenn: T1 zeigt 8 von 8 OK, T2 zeigt 200, 401 und 200, und in Notion steht der Testfall.
8. Agent in ElevenLabs anlegen. Systemtext aus der Anleitung einfügen, zwei Webhook-Werkzeuge mit Adresse und Agent-Token, Datenerfassung und Post-Call-Webhook anlegen. Das Secret, das ElevenLabs dabei erzeugt, kopierst du in den Knoten „HMAC berechnen“.
   Geklappt, wenn: Im Testdialog nennt der Agent freie Termine, und nach dem Auflegen steht der Fall in Notion.
9. Live schalten. Erst danach eine Telefonnummer über Twilio oder SIP verbinden und einen echten Anruf machen.

So sieht das bei dir aus

Bildschirmfotos aus den Abnahmen am 31.10.2026, mit Testdaten.

n8n · Ablauf 03 Nach dem Anruf

n8n · Ablauf T1 Tools testen

n8n · Ablauf 01 Werkzeug „termin“

n8n · Ablauf T1

Google Kalender verbinden (optional)

Mit Kalender nennt der Assistent freie Beratungstermine und trägt den Termin ein. Ohne Kalender lässt du das Werkzeug „termin“ (Ablauf 01) weg, und Terminwünsche landen als Fall in Notion.

Weg A: Du richtest den Zugang selbst ein

1. Kalender anlegen. In Google Kalender einen eigenen Kalender „Telefontermine“ anlegen. In seinen Einstellungen unter „Kalender integrieren“ steht die Kalender-ID. Die brauchst du gleich.
2. Projekt in der Google Cloud. In der Google Cloud Console oben ein neues Projekt anlegen, etwa „n8n Telefontermine“. Dann unter „APIs und Dienste“, „Bibliothek“ die „Google Calendar API“ suchen und aktivieren.
3. Zustimmungsbildschirm. Unter „APIs und Dienste“, „OAuth-Zustimmungsbildschirm“ einen App-Namen und deine Mail eintragen. Mit Google Workspace wählst du „Intern“. Sonst „Extern“ und trägst dein eigenes Google-Konto als Testnutzer ein. Unter „Branding“ die Domain deiner n8n-Adresse als autorisierte Domain eintragen.
4. OAuth-Client anlegen. In n8n einen neuen Zugang „Google Calendar OAuth2 API“ öffnen und die „OAuth Redirect URL“ kopieren. In der Google Cloud unter „Anmeldedaten“, „Anmeldedaten erstellen“, „OAuth-Client-ID“, Typ „Webanwendung“ wählen und die kopierte Adresse bei „Autorisierte Weiterleitungs-URIs“ einfügen.
5. In n8n abschließen. Client-ID und Clientschlüssel aus dem Google-Fenster in den n8n-Zugang übernehmen. Dann „Sign in with Google“ und speichern.Geklappt, wenn: Der Zugang in n8n zeigt „Account connected“.
6. In den Abläufen zuordnen. Den Zugang in Ablauf 01 in den drei Kalender-Knoten wählen: „Freie Termine suchen“, „Termine prüfen“ und „Termin erstellen“. Im Knoten „Einstellungen“ die kalender_id eintragen. Ablauf 00 nutzt denselben Zugang.Geklappt, wenn: Im Testgespräch nennt die Assistentin freie Zeiten, und ein gebuchter Termin steht im Kalender „Telefontermine“.

Weg B: Ich mache das für dich

Der Google-Teil ist der fummeligste Schritt. Wenn du keine Lust darauf hast, richte ich ihn mit dir ein und prüfe die Termine mit deinem echten Kalender. Du bleibst dabei Inhaber des Google-Projekts.

Kalender einrichten lassen

Wenn etwas nicht klappt

Gut zu wissen

Abfrage und Buchung nutzen genau eine Regel für Werktage, Beginn, Ende und Dauer. Vorschläge beginnen ab dem Wunschtag. Ein Datum in der Vergangenheit verschiebt der Ablauf nicht still, der Agent fragt nach.

Die Gespräche laufen über ElevenLabs. In Notion stehen nur Postleitzahl und Ort. Das Secret der Signatur steht nur im Crypto-Knoten und nicht in den Ausführungsdaten.

Mit deiner KI einrichten

Die Anleitung im Paket beschreibt jeden Knoten und jede Einstellung. Damit kann ein KI-Assistent, der auf deinem Rechner arbeitet, die Abläufe mit dir nachbauen: Claude Code von Anthropic oder Codex von OpenAI. So habe ich die Baupläne abgenommen. Frische KI-Sessions ohne Vorwissen haben sie nur nach der Anleitung in einer leeren n8n gebaut und getestet. Bevor der Assistent etwas in deinem n8n ändert, soll er dich fragen. Das schreibst du ihm am Anfang dazu.

1. Assistent installieren. Claude Code: Anleitung unter code.claude.com. Wer kein Terminal mag, nimmt die Desktop-App von Claude und dort den Bereich „Code“. Codex: Anleitung unter learn.chatgpt.com. Beide laufen auf Mac und Windows.Geklappt, wenn: claude --version oder codex --version im Terminal eine Versionsnummer zeigt.
2. Dateien ablegen. Leg die Dateien zum Bauplan in einen eigenen Ordner, zum Beispiel P14-v2.
3. Terminal im Ordner öffnen. Mac: Programm „Terminal“ öffnen, cd und ein Leerzeichen tippen, den Ordner aus dem Finder ins Fenster ziehen, Enter. Windows: den Ordner im Explorer öffnen, mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle klicken und „Im Terminal öffnen“ wählen.
4. Assistent starten. claude oder codex tippen und Enter drücken. Beim ersten Start meldest du dich im Browser an.
5. Auftrag geben. Schreib zum Beispiel: „Lies die Anleitung in diesem Ordner und bau die Abläufe mit mir in meinem n8n nach. Frag vor jeder Änderung.“ Dann fragt der Assistent dich nach deiner n8n-Adresse und den Werten aus „Vorbereitung“.
6. Passwörter selbst eintragen. Zugänge legst du selbst in n8n unter „Credentials“ an. Passwörter und Schlüssel gehören nie in den Chat.Geklappt, wenn: Alle Tests aus der Anleitung grün sind und der Assistent dir eine Liste der angelegten Abläufe gibt.

Häufige Fragen

MIT-Lizenz, Copyright (c) 2026 Lukas Babbick. Wenn du den Bauplan weitergibst, bleiben Copyright- und Lizenztext dabei. Eine bestimmte wirtschaftliche Wirkung sage ich nicht zu; die gesetzliche Haftung bleibt unberührt. Keine Rechtsberatung.