Deine KI-Telefonassistentin nimmt die Anrufe auf. Dein Team antwortet gesammelt.
Für Onlineshops mit JTL-Wawi: Sie nimmt das Anliegen auf, vergibt eine Fallnummer und legt deinem Team einen Antwortentwurf mit dem Bestellstand aus der Wawi hin. Antworten tut dein Team, wenn es passt.
Aus dem Alltag
Erfundenes, aber typisches Beispiel.
Montagmorgen in einem Shop für Teichtechnik: 25 Anrufe bis Mittag, meistens „Wo ist mein Paket?“ und „Meine Pumpe läuft nicht“. Zwei Leute aus dem Versand gehen abwechselnd ans Telefon, die Pakete bleiben liegen.
Mit dem Bauplan meldet sich die KI-Assistentin. Sie sagt gleich, dass sie eine KI ist, fragt nach Bestellnummer und Rückrufweg, vergibt eine Fallnummer und sagt freundlich, wie es weitergeht. Nach dem Gespräch schaut das System in der Wawi nach, wie es um die Bestellung steht, und legt einen Antwortentwurf an. Nach dem Packen arbeitet das Team die Liste in einem Rutsch ab.
Was du davon hast
Weniger Unterbrechungen
Dein Team muss nicht bei jedem Klingeln alles stehen lassen.
Antworten sind vorbereitet
Zu jedem Fall liegt ein Entwurf mit dem Bestellstand aus der Wawi bereit. Dein Team prüft, ergänzt und schickt selbst ab.
Du behältst die Kontrolle
Die Assistentin sagt nichts zu, nennt keine Preise und verschickt nie selbst etwas.
Warum ich das gebaut habe
Hey, ich bin Lukas. Bei Onlinehändlern sehe ich immer wieder dasselbe: Das Telefon klingelt ständig, und die Zeit fehlt dann bei Versand und Beratung. Dabei sind die meisten Anrufe Routine. Ich wollte zeigen, dass eine KI diese Routine sauber aufnehmen kann, ohne dass einem Kunden etwas versprochen wird, das keiner halten kann.
Daraus ist auch das Ticketsystem in WaWiHub entstanden. Diesen Teil gebe ich dir hier als Bauplan.
So läuft es ab
- Ein Kunde ruft an. Die KI-Assistentin meldet sich mit deinem Shopnamen und sagt, dass sie eine KI ist.
- Sie nimmt das Anliegen auf: Paketstatus, Reklamation oder Rückrufwunsch, dazu Bestellnummer und Kontaktweg.
- Sie vergibt eine Fallnummer und sagt, wie es weitergeht.
- Nach dem Gespräch wird ein Protokoll gespeichert. Telefonnummern und Postleitzahlen werden darin geschwärzt.
- Das System schaut in deiner JTL-Wawi nach der Bestellung. Es liest nur, es ändert nichts.
- Es legt einen Antwortentwurf an. Dein Team prüft und verschickt selbst.
Was sie bewusst nicht tut
- Keine Zusagen zu Geld, Erstattung oder Liefertermin.
- Kein Blick in die Wawi während des Gesprächs.
- Kein automatischer Versand von Mails.
- Kein Schreiben in die Wawi.
Was du brauchst
- JTL-Wawi und einen Rechner in deinem Netz, auf dem ein kleines Leseprogramm läuft. Es schaut nur nach, es schreibt nie etwas in deine Wawi.
- n8n, das Programm, in dem die Abläufe laufen. Es muss auf einem Server laufen und aus dem Internet erreichbar sein. Das übernimmt dein Techniker oder ich.
- Ein Konto bei ElevenLabs, dem Anbieter der Computerstimme. Das kostet extra; richte ich es ein, lege ich es mit dir an. Abgerechnet wird nach Gesprächsminuten, dazu das Sprachmodell. Die aktuellen Preise stehen bei ElevenLabs.
- Eine Telefonnummer, die du in ElevenLabs verbindest, zum Beispiel über Twilio oder deinen SIP-Anbieter. Zum Ausprobieren reicht ein Testgespräch im Browser.
- Deine Datenschutzberatung, von Anfang an.
Was dein Techniker oder Dienstleister wissen will
Im Paket: die n8n-Abläufe für Fallaufnahme, Gesprächsprotokoll, Wawi-Abgleich mit Entwurf und Löschfristen, die Agent-Einstellungen für ElevenLabs, ein Einrichtungsskript, Prompts, eine FAQ-Vorlage für dein Wissen, ein kleines Leseprogramm für die JTL-Datenbank (nur lesende Abfragen), die Liste „Was die Assistentin nicht zusagt“ und ein Einrichtungstext für Claude Code oder Codex.
Drei Wege zum Ziel
Selbst machen
Anleitung lesen, Dateien per Mail anfordern, loslegen. Für jemanden, der n8n kennt.
Zur Anleitung →Mit deiner KI
Im Paket liegt ein Einrichtungstext für Claude Code oder Codex. Die KI richtet es Schritt für Schritt mit dir ein und fragt, bevor sie etwas ändert.
Dateien anfordern ↓Ich richte dir das ein
Kein IT-Mensch im Haus? Dann übernehme ich das. Aufwand und Preis hängen von deinem Shop ab. Das besprechen wir in einem kostenlosen 20-Minuten-Gespräch.
Gespräch buchen ↗„Gespräch buchen“ öffnet meine Terminbuchung bei Calendly in einem neuen Fenster. Mehr dazu in der Datenschutzerklärung.
Bauplan oder WaWiHub? Der Bauplan ist für dich, wenn du die Telefonannahme selbst betreiben willst. Im Ticketsystem von WaWiHub betreibe ich das für dich, mit E-Mail-Tickets dazu. Mehr zu WaWiHub
Anleitung und Dateien
Die Anleitung
Steht frei lesbar hier auf der Website. Schritt für Schritt, und nach jedem Schritt steht da, woran du merkst, dass es geklappt hat.
Zur Anleitung →Die Dateien
Die n8n-Abläufe, die Vorlagen und den Text für deine KI schicke ich dir per Mail. Schreib mir kurz, welchen Bauplan du willst. Ein Satz zu deinem Shop hilft mir.
Dateien per Mail anfordern →Deine Mail-Adresse nutze ich nur, um dir zu antworten. Mehr dazu in der Datenschutzerklärung.
Häufige Fragen
- Was kostet der Betrieb?
- Der Bauplan ist kostenlos. Laufende Kosten entstehen bei ElevenLabs (pro Gesprächsminute), bei deinem Telefonanbieter und für den Betrieb von n8n.
- Was kostet es, wenn du es mir einrichtest?
- Aufwand und Preis hängen von deinem Shop ab. Das besprechen wir in einem kostenlosen 20-Minuten-Gespräch.
- Klingt die Assistentin wie ein Roboter?
- Sie nutzt eine natürliche deutsche Stimme und sagt trotzdem gleich zu Beginn, dass sie eine KI ist.
- Ersetzt das meine Leute?
- Nein. Sie nimmt die Routine auf. Antworten, entscheiden und versenden tut dein Team.
- Was, wenn die Assistentin etwas Falsches sagt?
- Sie ist so eingestellt, dass sie nichts zusagt und keine Auskunft zu Geld, Erstattung oder Lieferterminen gibt. Während des Gesprächs sieht sie nicht in die Wawi, kann also auch keinen falschen Bestellstand vorlesen. Wie jede KI kann sie sich trotzdem vertun. Deshalb prüft dein Team jeden Fall und jede Antwort, bevor etwas rausgeht. Teste sie vorher mit deinen typischen Anrufen.
- Was, wenn ein Kunde etwas anderes will?
- Sie verspricht nichts, was sie nicht weiß. Sie nimmt das Anliegen und einen Rückrufwunsch auf, und dein Team meldet sich.
- Was muss ich beim Datenschutz beachten?
- Der Bauplan ist sparsam gebaut: KI-Hinweis zu Beginn, Schwärzung im Protokoll, Löschfristen, und das Paket speichert keine Tonaufnahmen. Wie lange ElevenLabs Gespräche aufbewahrt und ob sie für Training genutzt werden, stellst du dort ein. Die Schwärzung passiert nach dem Gespräch und macht es nicht automatisch anonym. Bevor dein Team zu einer Bestellung Auskunft gibt, prüft es, ob der Anrufer dazu gehört. Prüfe deinen Einsatz mit deiner Datenschutzberatung.
- Funktioniert das auch ohne JTL?
- Gespräch, Fall und Protokoll ja. Der Abgleich mit der Bestellung ist für die JTL-Wawi gebaut.
MIT-Lizenz, Copyright (c) 2026 Lukas Babbick. Wenn du den Bauplan weitergibst, bleiben Copyright- und Lizenztext dabei. Eine bestimmte wirtschaftliche Wirkung sage ich nicht zu; die gesetzliche Haftung bleibt unberührt. Keine Rechtsberatung.
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Anleitung: KI-Telefonassistentin einrichten · Begriffe kurz erklärt · WaWiHub