KI-Telefonassistentin einrichten: Schritt für Schritt

Das brauchst du

• Die Dateien zum Bauplan (schicke ich dir per Mail, siehe unten).
• Ein n8n-Konto. n8n muss aus dem Internet erreichbar sein (n8n Cloud oder eigener Server mit https).
• Ein Konto bei ElevenLabs. Von dort kommen Stimme und Gespräch. Abgerechnet wird nach Gesprächsminuten.
• JTL-Wawi und einen Rechner in deinem Firmennetz, auf dem ein kleines Leseprogramm laufen darf. Ohne diesen Teil funktioniert die Fallaufnahme trotzdem, nur ohne Bestellstand im Entwurf.
• Einen Google Kalender für Rückruftermine.
• Später eine Telefonnummer, zum Beispiel über Twilio oder deinen SIP-Anbieter. Zum Testen reicht der Browser.

Wörter wie „Workflow“ oder „Credential“ sind neu für dich? Sie stehen unter Begriffe kurz erklärt.

So kommst du an die Dateien

Schreib mir eine Mail an babbick@leadmagnetix.de und nenn den Bauplan. Du bekommst ein Paket mit den n8n-Abläufen, einer ausführlichen Anleitung (ANLEITUNG.md), Beispieldateien und einem Einrichtungstext für deine KI.

Diese Seite ist die Kurzfassung für den Überblick. Wenn etwas im Paket genauer steht, gilt das Paket.

Schritt für Schritt

1. Texte an deinen Shop anpassen. Im Paket liegen die Gesprächsvorgaben der Assistentin, eine FAQ und die Liste „Was sie nicht zusagt“. Ersetz überall [dein Shop] und [deine Produkte] durch deine Angaben. Dann Lieferzeiten, Versanddienstleister und Rückgabe so anpassen, wie es bei dir wirklich ist. Ein normaler Texteditor reicht.
   Geklappt, wenn: Die Suche nach „[dein“ nichts mehr findet.
2. n8n bereitstellen. n8n ist das Programm, in dem die Abläufe laufen. Am einfachsten ist n8n Cloud: Konto auf n8n.io anlegen, fertig. Du bekommst eine eigene Adresse, etwa https://deinshop.app.n8n.cloud. Alternativ läuft n8n auf einem eigenen Server. Das richtet dein Techniker ein. Wichtig: n8n ab Version 2, und die Adresse muss mit https beginnen.
   Geklappt, wenn: Du dich in n8n anmelden kannst und links „Overview“ siehst.
3. Abläufe importieren. In n8n oben rechts „Create workflow“ klicken. Dann oben auf die drei Punkte „…“, „Import from File“, und eine Datei aus dem Ordner n8n wählen. Das machst du für jede Datei, die die Anleitung im Paket nennt. Tipp: Gib allen Abläufen denselben Tag, zum Beispiel den Namen des Bauplans. Dann findest du sie später schnell.
   Geklappt, wenn: Alle Abläufe in der Übersicht stehen.
4. Tabellen anlegen. Ablauf 00 öffnen und unten „Execute workflow“ klicken.
   Geklappt, wenn: Unter „Data tables“ sechs neue Tabellen mit tv_ am Anfang stehen.
5. Zwei Passwörter als Zugänge anlegen. In n8n links „Credentials“, dann „Create credential“, Typ „Header Auth“. Einmal mit Name X-Agent-Token, einmal mit X-Bruecke-Token. Als Wert jeweils ein langes Zufallspasswort aus deinem Passwortmanager. Den Wert von X-Agent-Token brauchst du später noch einmal.
   Dazu einen Zugang für Google Kalender, denn die Assistentin bietet Rückruftermine an. Dann in den Abläufen bei jedem markierten Knoten den passenden Zugang auswählen.
6. Einstellungen eintragen. Jeder Ablauf hat einen Knoten „Konfiguration“. In 01 ein langes Zufallswort als „Salt“ (danach nie mehr ändern). In 05 deinen Shopnamen. In 06 die Löschfristen. In 02 und 03 deinen Kalender und die Zeiten, zu denen Rückrufe möglich sind.
   In Ablauf 04 gehört außerdem die ID von Ablauf 05 eingetragen. Du findest sie in der Adresszeile des Browsers, wenn 05 offen ist, hinter /workflow/.
7. Abläufe einschalten und testen. Die Abläufe 01 bis 06 nacheinander öffnen und jeweils „Publish“ klicken. Dann mit dem Testbefehl aus der ANLEITUNG.md einen erfundenen Fall schicken.
   Geklappt, wenn: Die Antwort eine Fallnummer enthält (beginnt mit VT-) und der Fall in der Tabelle tv_faelle steht.
8. Lesebrücke zur Wawi starten. Diesen Schritt macht dein Techniker. Die Lesebrücke ist ein kleines Programm im Firmennetz. Es liest den Bestellstand aus der Wawi-Datenbank und schreibt nie etwas. Es darf nie direkt aus dem Internet erreichbar sein. Alles Nötige steht im Paket in der Anleitung zur Lesebrücke. Danach die Adresse der Brücke in der Konfiguration von Ablauf 05 eintragen.
9. Assistentin bei ElevenLabs anlegen. Im Paket liegt ein Einrichtungsskript. Es legt die Assistentin mit Stimme, Gesprächsvorgaben und den drei Werkzeugen an. Es braucht deinen ElevenLabs-Schlüssel und das Agent-Passwort aus Schritt 5. Am Ende liegt in einer Datei ein Geheimwert. Den trägst du in Ablauf 04 ein, klickst dort noch einmal „Publish“ und löschst die Datei.
10. Datenschutz bei ElevenLabs einstellen. In ElevenLabs bei der Assistentin unter „Einstellungen“ den Modus ohne Speicherung (Zero Retention) einschalten, wenn dein Tarif das anbietet. Begrüßung prüfen: Sie muss sofort sagen, dass hier eine KI spricht.
11. Testgespräch im Browser. In ElevenLabs auf „Vorschau“ und mit erfundenen Daten anrufen: Paket nicht angekommen, Bestellnummer, Rückruf per Mail.
    Geklappt, wenn: Die Assistentin eine Fallnummer nennt und kurz danach in n8n Fall, Protokoll und ein Antwortentwurf stehen.
12. Telefonnummer verbinden. Erst wenn die Datenschutz-Punkte geklärt sind. In ElevenLabs unter „Phone numbers“ deine Nummer verbinden. Zuerst nur aus dem eigenen Team anrufen, die Nummer erst danach an Kunden geben.
13. Ablauf im Team festlegen. Neue Fälle melden sich nicht von selbst. Leg fest, wer die Liste wann durchgeht, die Entwürfe prüft und abschickt.

Wenn etwas nicht klappt

Ein Werkzeug antwortet mit 403

Das Agent-Passwort in ElevenLabs und in n8n ist nicht dasselbe.

Antwort 404

Der Ablauf ist nicht eingeschaltet. „Publish“ klicken.

Nach dem Gespräch kommt nichts in n8n an

Der Geheimwert in Ablauf 04 fehlt, oder 04 wurde danach nicht neu eingeschaltet.

Fall da, aber kein Bestellstand im Entwurf

Die Lesebrücke ist nicht erreichbar. Das prüft dein Techniker.

Das Einrichtungsskript bricht ab

In den Texten steht noch [dein Shop] oder [deine Produkte]. Siehe Schritt 1.

Kommst du nicht weiter, antworte auf meine Mail mit dem Paket. Schick mir dabei keine Passwörter und keine Kundendaten, ein Bildschirmfoto der Fehlermeldung reicht.

Gut zu wissen

Die Assistentin sagt nichts zu: keine Erstattung, kein Liefertermin, keine Preise. Sie sieht während des Gesprächs nicht in die Wawi und kann deshalb auch keinen falschen Bestellstand vorlesen. Jede Antwort an den Kunden ist ein Entwurf, den dein Team prüft und selbst abschickt.

Datenschutz: Lass den Einsatz von deiner Datenschutzberatung prüfen, bevor die Nummer an Kunden geht. Dazu gehören der Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit ElevenLabs, ein Hinweis in deiner Datenschutzerklärung und die Löschfristen.

Lieber mit deiner KI?

Im Paket liegt ein Einrichtungstext für Claude Code oder Codex. Du gibst ihn deiner KI. Sie liest die Dateien, erklärt dir kurz, was passiert, und geht die Schritte mit dir durch. Bevor sie etwas ändert, fragt sie dich. Gib ihr nur erfundene Testdaten, keine echten Kundendaten.

Keine Zeit oder niemand für die Technik?

Dann richte ich dir den Bauplan ein. Aufwand und Preis hängen von deinem Shop ab. Das klären wir in einem kostenlosen 20-Minuten-Gespräch.

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