Fallstudie: KI-Telefonassistent „Susanne“

Der echte Einsatz

Das Original habe ich für einen früheren Arbeitgeber gebaut. Den Namen des Unternehmens und Daten seiner Kunden nenne ich hier nicht.

Der Assistent nimmt Anrufe an und kümmert sich um die Standardfragen: Wo bleibt meine Bestellung, ist ein Artikel lieferbar, wann ist ein Beratungstermin frei. Was ein Mensch klären muss, übergibt er ans Team.

Wie er aufgebaut ist

Was ich aus dem Original gelernt habe

Im echten Betrieb zeigt sich, wo es hakt. Diese Punkte habe ich für den Bauplan geändert:

• Eine Regel für Vorschlag und Buchung. Im Original passten angebotene und buchbare Zeiten nicht immer zusammen. Im Bauplan nutzen Abfrage und Buchung dieselbe Regel, der Assistent bietet also nichts an, was die Buchung danach ablehnt.
• Vorschläge statt Absage. Liegt der gewünschte Termin am Wochenende, zu früh, zu spät oder ist er schon belegt, nennt der Assistent freie Zeiten.
• Kein stilles Verschieben. Liegt der gewünschte Termin in der Vergangenheit, fragt der Assistent nach.
• Abgesichert. Die Werkzeuge brauchen einen geheimen Header, die Meldung nach dem Anruf eine gültige Signatur. Bestelldaten nennt der Assistent nur mit passender Postleitzahl.

Vom Original zum Bauplan

Der Bauplan P14 ist eine vereinfachte, verallgemeinerte Fassung des Originals. Er ist ein Startpunkt, keine Eins-zu-eins-Lösung für dein Unternehmen. Den Prompt des Agenten und die Abläufe passt du an deinen Betrieb an: an deine Produkte, die Fragen deiner Kunden und deine Art zu sprechen.

• Kein Ticketsystem. Stattdessen „Rückmeldung nötig“ und „Nächster Schritt“ in Notion und eine Mail an dich.
• Die Wawi wird per SQL gelesen statt über eine Plattform-Schnittstelle, nur lesend.
• Jeder Anruf landet als Fall in einer Notion-Datenbank, mit Anliegen, Dringlichkeit, nächstem Schritt und Zusammenfassung.

Was belegt ist

• Das Original ist ein komplett fertiger Telefonassistent, gebaut für den echten Einsatz bei einem früheren Arbeitgeber.
• Den Bauplan haben am 31.10.2026 zwei KI-Assistenten ohne Vorwissen nur nach der Anleitung in leeren n8n-Instanzen nachgebaut und getestet. Alle Abläufe haben bestanden, einige mit Mängeln, die in der aktuellen Fassung behoben sind.
• Den Telefonagenten des Bauplans habe ich mit Testgesprächen im Browser geprüft. Echte Anrufe über eine Telefonnummer habe ich mit dem Bauplan nicht getestet.

Was er bewusst nicht tut

• Er schreibt nicht in die Warenwirtschaft.
• Er nennt Bestelldaten nur mit passender Postleitzahl.
• Er ersetzt keine Beratung, die ein Mensch führen muss. Solche Anliegen übergibt er.

Selbst bauen oder einrichten lassen

Den Aufbau gibt es als kostenlosen Bauplan P14 mit Anleitung. Wenn dir die Zeit fehlt, richte ich ihn dir ein, siehe KI-Telefonassistent. Für JTL-Händler gibt es außerdem das Ticketsystem mit Voice-Agent in WaWiHub.